Tyto Zásady zpracování osobních údajů hostů (dále jen „Zásady“) popisují způsob, jakým jsou zpracovávány osobní údaje hostů hotelů, kteří využívají digitální platformu Triply (dále jen „Platforma“) pro objednávání produktů a služeb během svého pobytu.
Správcem osobních údajů je příslušný hotel, ve kterém host ubytován, a který prostřednictvím Platformy poskytuje své služby (dále jen „Hotel“).

Hotel určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů hostů.

Zpracovatelem osobních údajů je společnost NQ Group s.r.o., se sídlem Učňovská 391/9, Hrdlořezy, 190 00 Praha, IČO 09545166, e-mail: triply.czechia@gmail.com, která pro Hotel zajišťuje technický provoz a správu Platformy, a osobní údaje zpracovává výhradně na základě pokynů Hotelu a v souladu s platnými právními předpisy, zejména Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Tyto Zásady informují hosty o:
- jaké osobní údaje jsou zpracovávány,
- za jakým účelem,
- jak dlouho jsou uchovávány,
- komu mohou být zpřístupněny,

a jaká práva mohou hosté uplatnit v souvislosti s jejich osobními údaji.

V případě dotazů nebo žádostí týkajících se osobních údajů se může host obrátit na:
- Hotel – jako správce údajů (kontaktní údaje jsou uvedeny v informacích o hotelu v aplikaci Triply),
- nebo na NQ Group s.r.o. – jako zpracovatele technických dat, e-mail: triply.czechia@gmail.com.

V rámci používání Platformy Triply mohou být o hostech hotelu zpracovávány následující kategorie osobních údajů:
a) Identifikační údaje
jméno, příjmení, číslo pokoje, číslo rezervace, označení hotelu.
Použití: propojení objednávek a služeb s konkrétním hostem během jeho pobytu.

b) Kontaktní údaje
e-mailová adresa, telefonní číslo (pokud je host poskytne při objednávce).
Použití: doručení potvrzení objednávky, řešení reklamace, komunikace s hostem.

c) Údaje o objednávkách a službách
informace o zakoupených produktech a službách (název, množství, cena, čas objednávky, způsob doručení).
Použití: zpracování objednávky, vyúčtování, zlepšení nabídky služeb.

d) Údaje o doručení a platbě
místo doručení (pokoj), čas převzetí, platební metoda (např. přes účet pokoje).
Použití: doručení objednaných produktů a služeb v rámci pobytu.

e) Komunikační údaje
obsah zpráv nebo dotazů odeslaných prostřednictvím aplikace nebo formuláře.
Použití: vyřízení požadavků hosta, podpora a zpětná vazba.

f) Technické údaje a údaje o používání aplikace
IP adresa, typ zařízení, operační systém, čas přihlášení, cookies relace.
Použití: zajištění funkčnosti, bezpečnosti a optimalizace aplikace.

Osobní údaje pocházejí buď přímo od hosta (při používání aplikace), nebo jsou předány hotelem, který hostovi přístup k aplikaci zpřístupnil (např. na základě čísla pokoje nebo rezervace).

Triply nezpracovává citlivé (zvláštní) kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR – tedy údaje o zdraví, náboženském vyznání, politických názorech, biometrických údajích apod.

Osobní údaje hostů jsou prostřednictvím platformy Triply zpracovávány výhradně za účelem poskytování hotelových služeb a zlepšení komfortu hostů během pobytu.
Konkrétní účely zpracování zahrnují zejména:
a) Zajištění a vyřízení objednávek
- přijímání a zpracování objednávek produktů nebo služeb hostem prostřednictvím aplikace,
- propojení objednávky s konkrétním pokojem a hotelem,
- předání informací zaměstnancům hotelu pro doručení zboží nebo služeb.

b) Doručení a převzetí produktů a služeb
- organizace doručení objednaných produktů (např. suvenýry, nápoje) nebo služeb (např. wellness rezervace) na základě pokynů hosta.

c) Komunikace s hostem
- potvrzení objednávek, oznámení o stavu doručení, řešení dotazů nebo reklamací.

d) Vyúčtování a evidence služeb
zajištění přehledu o objednávkách a vyúčtování v rámci pobytu hosta, případně přenos dat do hotelového systému pro účely fakturace.

e) Bezpečnost a provozní spolehlivost systému
technické logování přístupů, zajištění ochrany dat, prevence zneužití účtu nebo aplikace.

f) Analytické a statistické účely (v anonymní podobě)
vyhodnocování agregovaných dat o využívání aplikace (např. počet objednávek, časy, typy služeb) pro zlepšení funkčnosti platformy.

Triply zpracovává osobní údaje výhradně podle pokynů Hotelu, a to pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění provozu platformy a realizaci služeb hostům.

Osobní údaje nejsou používány pro marketingové účely mimo rámec pobytu ani předávány třetím osobám za účelem reklamy.

Osobní údaje hostů jsou zpracovávány na základě níže uvedených právních důvodů podle článku 6 Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR):
a) Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
- zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění smluvního vztahu mezi hostem a hotelem (např. objednávka služby nebo produktu prostřednictvím aplikace Triply);
- na tomto právním základě jsou zpracovávány zejména údaje o objednávkách, pokoji, kontaktní a doručovací údaje.

b) Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR)
- zpracování nezbytné pro ochranu práv a bezpečnosti hostů, hotelu i systému Triply (např. auditní logy, prevence zneužití účtu, evidence doručení);
- oprávněným zájmem je rovněž zajištění plynulého fungování platformy a zlepšování uživatelského komfortu.

c) Splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)
v případě, že hotel musí uchovávat některé údaje o transakcích, vyúčtování či reklamaci v souladu s účetními nebo daňovými předpisy.

d) Souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR)
- v případech, kdy host výslovně udělí souhlas, např. s odesláním zpětné vazby, marketingové nabídky po pobytu nebo aktivací volitelných cookies.
- Souhlas lze kdykoliv odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

NQ Group s.r.o. jako zpracovatel jedná výhradně na základě pokynů hotelu a podle uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů (Data Processing Agreement, DPA).

Hotel odpovídá za to, že hosté jsou o zpracování údajů řádně informováni, a že případné souhlasy jsou získávány a uchovávány v souladu s GDPR.